Microsoft Project XML Import und Export auf Mac, iPad und iPhone

Kurzer Überblick:

• QuickPlanX importiert und exportiert Microsoft Project XML (.xml) Dateien – auf Mac, iPad und iPhone
• Importieren Sie vorhandene MS Project-Daten in QuickPlanX, um mit der Planung auf Apple-Geräten zu beginnen
• Exportieren Sie das gesamte Projekt oder einen einzelnen Aufgabenzweig als XML, um es an jemanden zu liefern, der es im MS Project-Format benötigt
• Die Datentreue bei den Kern-Terminplanungsdaten ist hoch: Aufgaben, Hierarchien, Daten, Abhängigkeiten, Ressourcen, Meilensteine
• QuickPlanX-spezifische Daten (Farben, Symbole, Fotos) werden absichtlich nicht im XML-Format beibehalten

Beim Import und Export von Microsoft Project XML geht es um Datenmigration, nicht um Interoperabilität. Das Ziel ist einfach: Vorhandene Projektdaten in QuickPlanX zu importieren, damit Sie auf Mac, iPad oder iPhone planen können – oder einen fertigen Plan zu exportieren, wenn ein Kunde oder Stakeholder ihn im MS Project-Format benötigt. Die beiden Anwendungen bleiben nicht synchronisiert; sie teilen lediglich ein gemeinsames Dateiformat, um Daten hinein- oder herauszubewegen.

Was XML-Import und -Export tatsächlich bewirkt

Microsoft Project speichert Zeitplandaten in einem eigenen Binärformat (.mpp). Das XML-Format (.xml) ist eine offene Darstellung dieser Daten, die andere Anwendungen lesen und schreiben können – ohne Microsoft Project selbst lizenzieren oder installieren zu müssen.

Der Import in QuickPlanX ist der häufigste Anwendungsfall. Wenn Sie ein bestehendes Projekt in MS Project haben oder eine MS Project-Datei von einem Kunden oder Arbeitgeber erhalten, exportieren Sie sie aus MS Project als XML und öffnen sie in QuickPlanX. Von diesem Moment an arbeiten Sie vollständig in QuickPlanX auf Ihrem Mac, iPad oder iPhone.

Der Export aus QuickPlanX deckt den umgekehrten Fall ab: Sie haben einen Zeitplan in QuickPlanX erstellt oder aktualisiert und müssen ihn an jemanden liefern, der MS Project verwendet. QuickPlanX exportiert das Projekt als XML, das MS Project öffnen kann.

Dies sind unabhängige, einseitige Operationen. XML ist lediglich das Format, das verwendet wird, um Daten von einem Tool zum anderen zu verschieben – die beiden Anwendungen bleiben nicht verbunden oder synchron.

Für den technischen Schritt-für-Schritt-Prozess siehe Microsoft Project Integration.

Welche Daten beim XML-Austausch übertragen werden

Das Microsoft Project XML-Format erfasst den Kern eines Projektzeitplans. Beim Import aus MS Project oder beim Export dorthin werden die folgenden Daten zuverlässig übertragen:

• Aufgabenhierarchie — Phasen, Unterphasen, Sammelaufgaben und einzelne Aufgaben auf jeder Ebene
• Aufgabennamen und Notizen — alle Textinhalte, die jeder Aufgabe zugeordnet sind
• Daten — Start- und Enddaten der Aufgaben
• Dauern — Aufgabendauer in Arbeitstagen (QuickPlanX arbeitet auf Tagesbasis)
• Abhängigkeiten — Aufgabenverknüpfungen, die Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen darstellen
• Meilensteine — Markierungsaufgaben ohne Dauer
• Ressourcen — Ressourcennamen, Zuweisungen, Arbeit und Kostendaten
• Fortschritt — Prozentsatz der Fertigstellung und tatsächliche Arbeitswerte

Diese Elemente stellen die planerische Substanz eines echten Projektplans dar. Bei den meisten Import- und Exportvorgängen wird der Kern-Zeitplan mit ausreichender Genauigkeit übertragen, um sofort weiterarbeiten zu können.

Was nicht übertragen wird

Das XML-Format ist auf das Datenmodell von Microsoft Project zugeschnitten. QuickPlanX ist kein Klon von MS Project – es hat ein eigenes Planungsmodell –, sodass einige Daten in beide Richtungen nicht zugeordnet werden können.

Von QuickPlanX nach MS Project:

• In QuickPlanX festgelegte Aufgabenfarbmarkierungen, Symbole und visuelle Marker sind nicht Teil des XML-Schemas
• Fotos und Anhänge, die Aufgaben in QuickPlanX hinzugefügt wurden, werden nicht im XML übertragen
• QuickPlanX-spezifische Anzeigeeinstellungen sind außerhalb der App bedeutungslos

Von MS Project nach QuickPlanX:

• Basislinien (Baselines) — QuickPlanX hat kein Basislinienkonzept; Basisliniendaten im XML werden nicht importiert
• Dauern auf Stundenbasis — QuickPlanX arbeitet auf Tagesbasis; Aufgabendauern von MS Project, die kürzer als ein Tag sind, werden gerundet oder verworfen
• Verknüpfungstypen über Ende-Anfang (Finish-to-Start) hinaus — QuickPlanX unterstützt Ende-Anfang und den eigenen einfachen verketteten Listenstil; SS-, FF- und SF-Verknüpfungstypen aus MS Project haben keine direkten Entsprechungen und bleiben nicht erhalten (siehe Verknüpfungsstil)
• Verzögerung und Vorlaufzeit bei Abhängigkeiten (Lag and lead time) — wird im Verknüpfungsmodell von QuickPlanX nicht unterstützt
• "Manuell geplanter" (Manually-scheduled) Aufgabenmodus — QuickPlanX behandelt alle Aufgabendaten als direkte Start-/Endwerte; es gibt keine Unterscheidung zwischen automatisch und manuell geplanten Aufgaben
• Einige erweiterte MS Project-Funktionen — Unternehmensressourcenfelder, benutzerdefinierte VBA-verknüpfte Attribute, konsolidierte Dateien für mehrere Projekte — haben möglicherweise keine direkten QuickPlanX-Entsprechungen
• Visuelle Indikatoren oder Formatierungen, die in MS Project angewendet wurden und nicht Teil der XML-Datenstruktur sind, werden in QuickPlanX nicht angezeigt

Der praktische Rat: Behandeln Sie den Import und Export als Datenmigration für Kern-Planungsdaten, nicht als 1:1-Kopie des Modells der jeweiligen Anwendung. Überprüfen Sie ein importiertes Projekt in QuickPlanX immer, bevor Sie es als Ihren Arbeitszeitplan verwenden.

Export von QuickPlanX nach Microsoft Project XML

QuickPlanX kann ein gesamtes Projekt oder einen ausgewählten Aufgabenzweig als Microsoft Project XML exportieren. Der Zweig-Export ist nützlich, wenn Sie nur eine Phase oder ein Teilprojekt liefern müssen – Sie müssen nicht den gesamten Zeitplan exportieren, wenn nur ein Teil davon für den Empfänger relevant ist.

Auf dem Mac: Verwenden Sie die Symbolleisten-Schaltfläche ··· → Exportieren (Export) → MPP XML für das gesamte Projekt. Um einen Zweig zu exportieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Sammelaufgabe und wählen Sie Exportieren (Export) → MPP XML aus dem Kontextmenü.

Auf iPad und iPhone: Wählen Sie die Sammelaufgabe aus, tippen Sie auf ··· in der Aktionsleiste und wählen Sie Exportieren (Export) → MPP XML.

Nach dem Export wird die XML-Datei an Ihrem gewählten Speicherort gespeichert und kann direkt in Microsoft Project geöffnet werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie unter Microsoft Project Integration: Exportieren.

Importieren einer Microsoft Project XML-Datei in QuickPlanX

Vor dem Import muss der MS Project-Benutzer das Projekt als XML speichern. Die Microsoft-Dokumentation behandelt dies: Projekte im XML-Format speichern und öffnen.

Sobald die XML-Datei verfügbar ist, kann QuickPlanX sie als neues Projekt auf dem Mac, iPad oder iPhone importieren. Der Import erstellt ein QuickPlanX-Projekt aus den XML-Daten – das importierte Projekt wird dann in iCloud CloudKit gespeichert und ist auf all Ihren Apple-Geräten verfügbar.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Import finden Sie unter Projekt aus einer Microsoft Project XML-Datei erstellen.

Arbeiten mit XML-Dateien von Drittanbietern

Die XML-Integration von QuickPlanX wurde speziell für die Kompatibilität mit Microsoft Project entwickelt. Es gibt keinen universellen XML-Standard für die Projektplanung, und verschiedene Anwendungen verwenden das XML-Containerformat mit unterschiedlichen internen Strukturen.

Wenn Sie eine XML-Datei von einem anderen Projekttool als Microsoft Project erhalten, ist der sicherste Weg:

1. Öffnen Sie die XML-Datei in Microsoft Project (oder MS Project Online)
2. Speichern Sie sie innerhalb von Microsoft Project als neue XML-Datei
3. Importieren Sie diese Datei in QuickPlanX

Dieser Zwischenschritt normalisiert die Datenstruktur auf den MS Project-Standard, für den QuickPlanX zum Lesen ausgelegt ist. Der Versuch, XML aus anderen Tools direkt zu importieren, kann zu unvollständigen oder unerwarteten Ergebnissen führen.

Für wen diese Integration gedacht ist

Der Import und Export von Microsoft Project XML in QuickPlanX ist am nützlichsten, wenn:

• Sie vorhandene Projektdaten in MS Project haben und diese in QuickPlanX importieren möchten, um die Planung auf Mac, iPad oder iPhone fortzusetzen
• Sie eine MS Project-Datei von einem Kunden oder Arbeitgeber erhalten und sie öffnen und bearbeiten müssen, ohne Windows auszuführen
• Sie Zeitpläne in QuickPlanX erstellen und den fertigen Plan an einen Kunden oder Stakeholder liefern müssen, der Microsoft Project verwendet
• Sie sich von Microsoft Project abwenden und Ihre bestehenden Projektdaten nach QuickPlanX migrieren möchten

Informationen dazu, wie QuickPlanX als Planungsumgebung für Nutzer von Apple-Geräten im Vergleich zu Microsoft Project abschneidet, finden Sie auf der Seite Microsoft Project Alternative.

Halten Sie Ihren importierten Zeitplan über Apple-Geräte hinweg synchron

Sobald sich ein importierter MS Project-Zeitplan in QuickPlanX befindet, profitiert er sofort von der iCloud CloudKit-Synchronisierung. Der Zeitplan ist auf Mac, iPad und iPhone ohne zusätzliche Dateiverwaltung verfügbar – Sie können das importierte Projekt während einer Besprechung auf dem iPad überprüfen, es am Schreibtisch auf dem Mac aktualisieren und die heutigen Aufgaben auf dem iPhone einsehen, ohne jemals eine Datei zu verschieben.

Einmal importieren, dann auf all Ihren Apple-Geräten arbeiten. Das ist der Sinn der Integration.

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